No hay duda que las reuniones de trabajo tienen un rol muy importante en una organización. Sin embargo, es necesario un balance saludable en el número de reuniones que se planifican y su extensión. De lo contrario las reuniones no contribuirán al desarrollo pleno de la organización ya que tendrán un efecto negativo en su productividad y en la actitud de sus miembros.
Como nos advierten en Signal vs Noise una reunión de una hora no es en realidad de una hora ya que hay que contar el tiempo que todos los participantes están invirtiendo en la misma. Por ejemplo, en una reunión de una hora con 20 participantes, estamos hablando en realidad de una reunión de 20 horas que la organización está invirtiendo en la misma. Si a cada uno de los participantes se le paga en promedio a $40.00 la hora, estamos invirtiendo unos $800.00 en esa reunión de una hora. Me parece que si pensamos en estos números, planificaremos solamente reuniones que sean esenciales y considero que esas serían pocas.
Hay muchos asuntos de reuniones que pueden muy bien atenderse utilizando las tecnologías de comunicación e información. Si lo que se va a ofrecer en esa reunión es información, podemos enviarla de forma electrónica y abrir un foro electrónico para la discusión de la misma. De la misma manera, podemos pensar en reuniones virtuales que no requieran la presencia de los participantes en un lugar. Para la celebración de estas reuniones podemos utilizar sistemas de chat, mensajería instantánea, Skype, entre otras. Para esto es necesario cambiar del paradigma del modelo presencial hacia modelos más a tono con nuestro desarollo tecnológico. Resulta absurdo que te obliguen a viajar unas tres horas para una reunión de una hora que muy bien pudo planificarse virtualmente.
Considerando la evidencia de que demasiadas reuniones pueden tener un efecto adverso en los miembros de una organización, es imprescindible seguir ciertas sugerencias:
1. Preguntarnos si las reuniones que hemos planificado son imprescindibles y si la respuesta es negativa, no tener reparo en cancelarlas.
2. Explorar otras alternativas a las reuniones presenciales.
3. Tener una agenda de trabajo concreta y con un tiempo limitado para cada asunto. Tal vez lo que no se logra en un hora de trabajo, no lo vamos a lograr en tres o cuatro horas.
4. Tener siempre en mente que las reuniones no deben ser presentaciones pero espacios para fomentar el diálogo y el desarrollo de ideas para atender los asuntos críticos de la organización.
Tal vez lo que muchas organizaciones necesitan es terminar con la manía de las muchas reuniones y comenzar a identificar modelos que fomenten el diálogo y la colaboración verdadera entre sus miembros.
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